Boîte noire : quels commerces horeca doivent encore l'installer en 2023

Caisse Enregistreuse certifiée : que dit la loi ?

Depuis le 1er janvier 2016, la Belgique a introduit dans l’horeca un système obligatoire de caisse enregistreuse certifiée. Elle est également connue sous le nom de Black Box (caisse noire) ou SCE, ce qui signifie Système de caisse enregistreuse avec module fiscal. Le principe : toute transaction effectuée sur la caisse doit être traçable et ne peut être effacée.

Le fait d’utiliser un Système de Caisse Enregistreuse (SCE) certifié par le ministère des finances est devenu obligatoire pour la majorité des exploitants, mais il existe plusieurs exceptions, comme nous allons le voir.

La législation complète est disponible sur le site du SPF Finances.

Black Box : commerces concernés

La boîte noire concerne uniquement le secteur HORECA, à savoir la restauration et l’hôtellerie. Cela signifie que les commerces suivants sont concernés directement :

• Restaurant
• Brasserie
• Snack
• Sandwicherie
• Taverne
• Service Traiteur
• Fast food (restauration rapide)
• Salon de thé
• Club de sport
• Pizzeria
• Friterie

À quel moment cela devient obligatoire

Les indépendants sont tenus d’utiliser une boîte noire et une caisse enregistreuse certifiée si le chiffre d’affaires annuel en restauration dépasse 25 mille euros hors TVA.

Si c’est votre cas, vous devez utiliser obligatoirement un SCE avec un module fiscal certifié.

Si vous avez plusieurs établissements, le plafond est calculé par établissement.

Attention, toutefois : certains éléments n’entrent pas dans ce calcul, à savoir les livraisons, les repas à emporter ou les boissons.

Comment ça marche

Un système de caisse enregistreuse certifié est un système composé de trois éléments. Tous les trois doivent être homologués par le SPF Finances.

1. Le logiciel de caisse. Il existe plusieurs dizaines de fournisseurs d’applications (caisse enregistreuse classique, tablette, ordinateur) certifiés par les autorités sur le marché belge.
2. Un FDM (Fiscal Data Module). C’est ce que l’on appelle la « boîte noire » et qui doit être connecté en permanence à votre système de caisse.
3. Un VSC (VAT Signing Card). C’est une puce qu’on introduit dans le module de contrôle fiscal (FDM). Cette carte va consigner l’ensemble des opérations introduites dans la caisse. Une fois l’addition validée, le module produit une signature unique imprimée, qui remplace l’ancienne souche TVA.

Un exemple ci-dessous de système complet (Easyshop) certifié en Belgique (il en existe plusieurs dizaines). On peut par exemple citer le logiciel de caisse Horeca RESTOMAX qui est développé par la société PLUG & POS.

Pourquoi une boîte noire dans l’horeca

Le SCE introduit en 2016 a pour objectif de garantir la traçabilité des transactions et de lutter contre la fraude fiscale. Comment ? Car le module enregistre toutes les transactions effectuées et émet des tickets TVA officiels pour les clients, qui ne sont plus falsifiables, comme c’était le cas auparavant. En effet, les données enregistrées sont chiffrées et stockées dans une mémoire sécurisée, qui est transmise à l’administration fiscale.

Les risques

Si vous n’utilisez pas un système de caisse certifié, alors que la loi belge vous y oblige, vous vous exposez à une amende et des sanctions.

• En cas de première infraction, l’amende est fixée à 1 500 €, 3 000 € pour la seconde et 5 000 € pour les infractions suivantes. Vous disposez, après l’amende, de 3 mois pour vous mettre en règle.
• Si vous oubliez de donner un ticket SCE (souche TVA) pour une opération, vous êtes également passible d’une amende allant de 50 à 250 € pour la première infraction constatée. Ensuite, cela peut aller jusqu’à 5 000 €.

Caisse enregistreuse horeca : bien choisir

Le SPF Finances recense l’ensemble des modules disponibles sur le marché belge qui ont été certifiés par les autorités. On y trouve également les certificats qui ont été retirés à certains éditeurs de logiciels.

Il est possible d’acheter un système de caisse (ce qui peut représenter un investissement de plusieurs milliers d’euros), mais il est également possible de louer ce matériel et ces applications. De cette manière, vous pouvez évaluer chaque année la nécessité ou non de passer par un SCE certifié.

Snacks et sandwicheries : quoi de neuf ?

Récemment, le gouvernement fédéral a mis en place un groupe de travail. Il est chargé d’examiner l’obligation de disposer d’une caisse enregistreuse certifiée dans des établissements horeca qui font moins de 25 000 euros de chiffre d’affaires par an (on pense ici aux snacks, sandwicheries et aux friteries). À l’heure où nous publions cet article, la loi n’a pas encore été modifiée. Les établissements ne sont donc pas encore tenus de le faire. Nous vous conseillons de vous tenir au courant de l’évolution de la loi avec votre expert-comptable.