Business 11 avril 2023

Boîte noire : quels commerces horeca doivent encore l'installer en 2023

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Depuis 2016, les établissements horeca en Belgique sont tenus d’utiliser un système de caisse agréé par le Ministère des Finances. On l’appelle Black Box, SCE ou Caisse enregistreuse certifiée, mais savez-vous comment ça marche ? Que représente l’investissement ? Y a-t-il des exceptions ? Quelles sont les amendes ? Est-ce compatible avec votre connexion internet VOObusiness ? Notre guide va vous aider à savoir si vous êtes concerné en 2023 par la fameuse boîte noire.

Une commerçante bruxelloise avec un système de caisse certifié (Belgique), relié à internet par une connexion VOO business

Caisse Enregistreuse certifiée : que dit la loi ?

Depuis le 1er janvier 2016, la Belgique a introduit dans l’horeca un système obligatoire de caisse enregistreuse certifiée. Elle est également connue sous le nom de Black Box (caisse noire) ou SCE, ce qui signifie Système de caisse enregistreuse avec module fiscal. Le principe : toute transaction effectuée sur la caisse doit être traçable et ne peut être effacée.

Le fait d’utiliser un Système de Caisse Enregistreuse (SCE) certifié par le ministère des finances est devenu obligatoire pour la majorité des exploitants, mais il existe plusieurs exceptions, comme nous allons le voir.

La législation complète est disponible sur le site du SPF Finances.

Black Box : commerces concernés

La boîte noire concerne uniquement le secteur HORECA, à savoir la restauration et l’hôtellerie. Cela signifie que les commerces suivants sont concernés directement :

  • Restaurant
  • Brasserie
  • Snack
  • Sandwicherie
  • Taverne
  • Service Traiteur
  • Fast food (restauration rapide)
  • Salon de thé
  • Club de sport
  • Pizzeria
  • Friterie

Attention

Durant le confinement, la législation a été adaptée aux applications servant à passer commande. Le texte est disponible sur cette page.

À quel moment cela devient obligatoire

Les indépendants sont tenus d’utiliser une boîte noire et une caisse enregistreuse certifiée si le chiffre d’affaires annuel en restauration dépasse 25 mille euros hors TVA.

Si c’est votre cas, vous devez utiliser obligatoirement un SCE avec un module fiscal certifié.

Si vous avez plusieurs établissements, le plafond est calculé par établissement.

Attention, toutefois : certains éléments n’entrent pas dans ce calcul, à savoir les livraisons, les repas à emporter ou les boissons.

Astuce

En début d’année, nous vous conseillons d’effectuer, avec votre comptable, le calcul du chiffre d’affaires réel pour voir si vous êtes (toujours) concerné ou pas/plus.

Comment ça marche

Un système de caisse enregistreuse certifié est un système composé de trois éléments. Tous les trois doivent être homologués par le SPF Finances.

  1. Le logiciel de caisse. Il existe plusieurs dizaines de fournisseurs d’applications (caisse enregistreuse classique, tablette, ordinateur) certifiés par les autorités sur le marché belge.
  2. Un FDM (Fiscal Data Module). C’est ce que l’on appelle la « boîte noire » et qui doit être connecté en permanence à votre système de caisse.
  3. Un VSC (VAT Signing Card). C’est une puce qu’on introduit dans le module de contrôle fiscal (FDM). Cette carte va consigner l’ensemble des opérations introduites dans la caisse. Une fois l’addition validée, le module produit une signature unique imprimée, qui remplace l’ancienne souche TVA.

Un exemple ci-dessous de système complet (Easyshop) certifié en Belgique (il en existe plusieurs dizaines). On peut par exemple citer le logiciel de caisse Horeca RESTOMAX qui est développé par la société PLUG & POS.

 

 

Exemple de boîte noire certifiée en Belgique : Modullo Easyshop avec boîte noire, caisse, iPad et modem wifi

Pourquoi une boîte noire dans l’horeca

Le SCE introduit en 2016 a pour objectif de garantir la traçabilité des transactions et de lutter contre la fraude fiscale. Comment ? Car le module enregistre toutes les transactions effectuées et émet des tickets TVA officiels pour les clients, qui ne sont plus falsifiables, comme c’était le cas auparavant. En effet, les données enregistrées sont chiffrées et stockées dans une mémoire sécurisée, qui est transmise à l’administration fiscale.

Les risques

Si vous n’utilisez pas un système de caisse certifié, alors que la loi belge vous y oblige, vous vous exposez à une amende et des sanctions.

  • En cas de première infraction, l’amende est fixée à 1 500 €, 3 000 € pour la seconde et 5 000 € pour les infractions suivantes. Vous disposez, après l’amende, de 3 mois pour vous mettre en règle.
  • Si vous oubliez de donner un ticket SCE (souche TVA) pour une opération, vous êtes également passible d’une amende allant de 50 à 250 € pour la première infraction constatée. Ensuite, cela peut aller jusqu’à 5 000 €.

 

Une indépendante en Wallonie utilise la boîte noire (SCE) dans son établissement qui fait plus de 25K de chiffre d'affaires par an

Attention

Paiement électronique

Nous l’avons évoqué dans notre article sur les terminaux de paiement en Belgique. Depuis l’été 2022, tous les indépendants doivent, en Belgique, proposer aux clients au minimum un système de paiement par voie électronique (au choix : virement, QR code, terminal de paiement).

Caisse enregistreuse horeca : bien choisir

Le SPF Finances recense l’ensemble des modules disponibles sur le marché belge qui ont été certifiés par les autorités. On y trouve également les certificats qui ont été retirés à certains éditeurs de logiciels.

Il est possible d’acheter un système de caisse (ce qui peut représenter un investissement de plusieurs milliers d’euros), mais il est également possible de louer ce matériel et ces applications. De cette manière, vous pouvez évaluer chaque année la nécessité ou non de passer par un SCE certifié.

Snacks et sandwicheries : quoi de neuf ?

Récemment, le gouvernement fédéral a mis en place un groupe de travail. Il est chargé d’examiner l’obligation de disposer d’une caisse enregistreuse certifiée dans des établissements horeca qui font moins de 25 000 euros de chiffre d’affaires par an (on pense ici aux snacks, sandwicheries et aux friteries). À l’heure où nous publions cet article, la loi n’a pas encore été modifiée. Les établissements ne sont donc pas encore tenus de le faire. Nous vous conseillons de vous tenir au courant de l’évolution de la loi avec votre expert-comptable.

À faire

Votre système de caisse doit être relié à internet pour fonctionner de manière optimale. L’ensemble des systèmes de caisse sont entièrement compatibles avec la connexion à internet professionnelle de VOObusiness.

Pour votre établissement, qu’il soit situé à Bruxelles ou en Wallonie, les packs PRO proposent au minimum 500 Mbps et jusqu’à 1 Gbps sans surcoût, si vous êtes en zone GIGA. L’air de rien, c’est 5 à 10 fois plus rapide que le VDSL de nos concurrents, sans rien changer à votre installation actuelle.

Découvrez pourquoi VOObusiness est le partenaire télécom des indépendants : internet le plus rapide et le plus stable, garantie satisfait ou remboursé et des prix non indexés en 2023.

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