Logiciel de comptabilité : lequel choisir pour votre activité d'indépendant

Quand on est indépendant, on vend des biens et des services contre paiement. Inutile de dire que, dans ce processus, la facture est un élément essentiel pour être payé ! Quelles sont vos obligations en la matière ? Faut-il rédiger des conditions générales de vente ? Quel logiciel de comptabilité choisir ? Existe-t-il un logiciel facture gratuit ? Ce petit guide gratuit va vous aider à comprendre les subtilités de la facturation électronique en Belgique. 

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La dématérialisation des documents fait désormais partie du quotidien des indépendants, des commerçants et des professions libérales. Dans ce domaine, la facturation électronique se généralise en Belgique, comme nous l’avons déjà évoqué dans notre blog magazine : la plupart des factures arrivent désormais par e-mail, via Doccle ou même des applications mobiles. La voie postale devient l’exception.

Si elle n’est pas encore obligatoire dans notre pays, la facture électronique facilite beaucoup la vie des indépendants. Oubliez les factures rédigées à la main sur un coin de table et les fichiers Excel : il est temps de passer à un logiciel de facturation et de comptabilité. Encore faut-il en comprendre l’utilité, l’usage et les subtilités. C’est ce que nous allons vous expliquer ici.

C’est quoi un logiciel de comptabilité ?

Un logiciel de comptabilité (ou logiciel comptable) est une application qui aide les indépendants et les petites entreprises à gérer leurs finances. Il peut inclure des éléments comme la facturation, les ventes, les transactions bancaires, les dépenses, la gestion des salaires ou encore la production de bilan et les comptes de résultat.

Quelle différence avec un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation est un logiciel permettant uniquement de facturer ses clients. Il est généralement une des applications d’un logiciel de comptabilité. Un bon logiciel de facturation doit prendre en charge les différentes taxes en vigueur en Belgique (taux de TVA).

Est-ce obligatoire en Belgique pour un indépendant ?

Non. En Belgique, les indépendants n’ont pas l’obligation légale d’utiliser un logiciel de comptabilité ou un logiciel de facturation. Cela dit, compte tenu des obligations légales de l’indépendant, son utilisation est fortement recommandée aujourd’hui, pour une gestion efficace et précise de ses finances.

Facture pro forma : Comment bien rédiger une facture

Tout indépendant qui est assujetti à la TVA doit pouvoir établir des factures pour leurs ventes. Quelles sont les règles en Belgique ? C’est ce que nous allons voir ici.

Quelles mentions sur une facture d’indépendant ?

Une facture sert avant tout à informer vos clients des produits ou services vendus, des conditions de vente et des solutions de paiement. Une facture pro forma en Belgique doit comprendre :

• Vos coordonnées d’entreprise (nom commercial, adresse, coordonnées, numéro de TVA/entreprise)
• Vos modalités et coordonnées de paiement (numéro de compte ou code QR et communication souhaitée)
• Les informations détaillées sur les services et produits vendus (TVA, frais d’expédition)
• Les conséquences en cas de retard de paiement (intérêts selon les conditions générales de vente, tribunaux compétents)

Comment numéroter ses factures ?

Pour bien numéroter ses factures en tant qu’indépendant, il faut définir un format de numérotation unique (par exemple 2023-01 pour la première facture émise en 2023), ce qui va assurer une traçabilité et une gestion efficace des factures. Utiliser un logiciel de facturation automatise ce processus, car les logiciels comptables peuvent automatiser la numérotation des factures. Elles sont alors plus faciles à conserver et à retrouver.

Combien de temps faut-il conserver ses factures ?

La loi belge est très claire. Vous devez conserver les factures pendant 7 ans, à partir du 1er janvier de l’année qui suit la date où la facture a été émise et livrée au client.

Quel délai pour envoyer une facture ?

En Belgique, facture doit être émise au plus tard le 15e jour du mois suivant l’opération facturée (pour des biens et services). Toutefois, vous pouvez facturer anticipativement, au moment de la livraison ou après la livraison en fonction de vos conditions générales de vente.

Inutile de préciser que plus vous attendez pour facturer, plus le paiement sera tardif. Un conseil d’indépendant : facturez vos clients au fur et à mesure, au jour le jour. Exigez le paiement immédiat pour les nouveaux clients (si c’est possible). Une relation de confiance s’installe dans le temps.

Logiciel de facturation : bien choisir

Quand on est indépendant, s’équiper d’un logiciel comptable permet d’automatiser les tâches administratives et financières de manière centralisée. Ce logiciel va en outre faciliter la création des factures et le traitement des paiements.

Quelles sont les fonctionnalités les plus importantes quand on doit choisir un logiciel de facturation ?

Pour bien choisir un logiciel comptable, vous devez vérifier qu’il comporte les fonctionnalités suivantes, en fonction de vos besoins propres.

• Création de facture personnalisée (logo, informations de contact, paiement, mentions légales, votre numéro de téléphone fixe)
• Gestion des paiements et connexion au compte en banque pour suivre les paiements reçus et pouvoir relancer les clients en cas de retard
• Gestion des dépenses pour scanner (numériser) les reçus ou factures reçues (de nombreuses solutions comptables proposent une application mobile pour scanner les reçus depuis votre smartphone)
• Reporting : produire des états financiers et bilans
• Exportation de documents : pouvoir exporter facilement les factures de vente et les dépenses pour votre comptable (notamment pour les déclarations TVA)

Il est important de prendre en compte ces fonctionnalités en fonction de vos propres besoins d’indépendant pour choisir le meilleur logiciel de facturation pour votre business.

Meilleurs logiciels comptables en ligne

Voilà une sélection de logiciels de comptabilité en ligne adaptés aux indépendants et aux petites entreprises belges.

Accountable

Accountable est une application de facturation belge impressionnante. Au-delà des factures, elle permet de gérer toute sa comptabilité d’indépendant depuis son smartphone ou sa tablette. Vous avez également à la version web si vous vous abonnez à la version Pro.

Vous pouvez gérer vos factures, vos dépenses, votre TVA, scanner vos reçus et même vos déclarations TVA et d’impôts. La connexion à votre compte bancaire est particulièrement simple à effectuer depuis l’application. La version gratuite est limitée à 5 documents par mois : c’est très peu.

Billit

Billit est une plateforme de facturation en ligne belge pour entrepreneurs. Si vous l’utilisez uniquement pour la facturation électronique, elle est gratuite, mais ce serait se passer de ses très nombreuses fonctions utiles. Elle peut notamment servir de point d’accès officiel Peppol, un réseau fermé qui permet d’envoyer en sécurité des documents commerciaux numériques, soutenu par la Commission européenne.

Cegid Invoice (ex-Koalaboox)

Nous vous en avons déjà parlé dans cet article. Cegid Invoice & Financing est une application comptable développée par une petite entreprise liégeoise, anciennement connue sous le nom Koalaboox. Cegid Invoice offre la facturation, la gestion des dépenses, la connexion aux banques et le reporting avancé, mais aussi la possibilité de financer des factures impayées. Elle est gratuite jusqu’à 10 clients. Ensuite, il faut passer à la version payante à 29,95€ par mois.

Winbooks

C’est l’une des applications les plus utilisées en Belgique, notamment par les comptables. Ce n’est pas la moins chère, mais elle s’avère très complète pour la gestion de sa compta complète. Winbooks ne propose pas de version gratuite, mais une version simplifiée à partir de 17€ par mois pour la simple facturation.

Falco

L’application Falco est éditée par Horus. Elle est souvent proposée automatiquement si votre comptable ou fiduciaire utilise déjà Horus pour la gestion de votre comptabilité. Falco propose une application pour ordinateur et une application mobile pour facturer ou gérer ses dépenses. Le comptable a accès à ces éléments automatiquement. Sans Horus, Falco n’a aucun intérêt pour un indépendant.

Existe-t-il un logiciel de facturation gratuit ?

Oui. Si la plupart des applications proposent une version gratuite limitée, il existe plusieurs solutions si vous cherchez un logiciel de facturation gratuit en français : Odoo, Zoho Invoice et Facture.net.

Odoo Invoicing

Odoo Invoicing est l’application de facturation de la suite Odoo, éditée en Belgique. Le module de facturation est gratuit si c’est le seul élément de la suite Odoo dont vous avez besoin (c’est peut-être le cas !). Vous pourrez alors facturer vos clients, avec saisie automatique de l’adresse, envoyer par e-mail, relancer vos clients, personnaliser l’apparence de la facture ou encore assurer l’exportation des documents pour votre comptable.

Attention, si vous avez besoin d’autres applications Odoo en complément (CRM, logiciel de caisse, timesheet, site web, e-mail marketing), alors vous passez à l’application payante (soit 19,95€ par mois).

Zoho Invoicing

L’application de facturation Zoho Invoice est gratuite, même si vous n’utilisez pas les autres services de l’entreprise. Elle permet de créer des factures, des devis, de gérer ses dépenses et même de se faire payer électroniquement par toute une série de moyens de paiement, dans plusieurs devises. Parfait si vous avez des clients partout dans le monde. Zoho Invoice est disponible sur le web, sur iPhone et sur Android.

Facture.net

Facture.net est un outil compta gratuit qui permet de gérer ses clients, ses devis et ses factures depuis une page web. Pour communiquer ces documents à votre comptable, vous pouvez exporter vos factures et vos devis (formats PDF, XLS ou CSV).

Pourquoi est-il gratuit ? Facture.net est édité par la société Freeland. En contrepartie, la société fait la promotion de ses autres services depuis l’interface de l’application. Rassurez-vous, ce n’est pas très gênant au quotidien.

Un conseil : n’oubliez pas de remplir correctement les paramètres en utilisant la Belgique comme pays d’utilisation et de fixer le taux de TVA (si ce n’est pas fait automatiquement) à 21 % par défaut.

Pourquoi opter pour un logiciel de facturation

S’il est toujours possible de créer des factures avec un tableur comme Excel ou Google Sheets, la facturation électronique est importante pour créer et envoyer des factures rapidement et efficacement. Quand les factures sont automatisées, vous allez éliminer les erreurs humaines (saisies, omissions). En outre, utiliser un logiciel de facturation est plus écologique que les méthodes de facturation papier.

Un logiciel comptable online (ou simplement de facturation) présente des avantages en matière de productivité, d’efficacité et de coûts quand on est indépendant. Le back-up (sauvegarde) est automatisé et souvent sécurisé.

Veillez à vous coordonner avec votre comptable pour opter pour l’application qui correspond le mieux à vos besoins et à ceux de votre comptable (quand vous exporterez vos factures pour le trimestre TVA, par exemple).

Enfin, pour pouvoir gérer votre facturation en ligne facilement sur l’ensemble de vos appareils (ordinateur, smartphone, tablette), vous avez besoin d’un internet rapide et stable, à la fois au bureau (internet fixe pro) et lorsque vous vous déplacez (4G et bientôt 5G).