Frais professionnels : ce qu'un indépendant peut déduire en 2023

Dans notre pays, un indépendant est imposé sur ses bénéfices, c’est-à-dire la différence entre son chiffre d’affaires et ses frais professionnels. Jusqu’où peut-on aller pour faire baisser sa base imposable d’indépendant ? C’est ce que nous allons vous expliquer dans ce nouveau guide gratuit, où nous allons évoquer ce que sont les frais professionnels, comment les déduire partiellement ou entièrement et comment faire passer son abonnement internet/GSM en dépense déductible.

Que sont les frais professionnels ?

Les dépenses professionnelles correspondent à l’ensemble des frais réalisés dans le cadre de votre activité d’indépendant. L’état prélève des impôts sur le bénéfice réalisé, ce qui correspond à la différence entre votre chiffre d’affaires (les montants que vous facturez aux clients) et vos frais professionnels.

Mais attention, en Belgique, tous les frais ne sont pas intégralement remboursés : il faut trouver un juste milieu avec votre comptable entre les frais entièrement remboursés et les frais partiellement déductibles.

Qui peut déduire des frais ?

Tous les indépendants ont droit aux frais professionnels déductibles, tant les indépendants à titre principal que l’indépendant à titre complémentaire et l’indépendant en société. Mais attention, les frais professionnels doivent toujours avoir été payés au cours de la période imposable.

Personne physique et société : le calcul est différent

Il existe deux situations bien distinctes : si vous êtes indépendant ou free-lance en personne physique ou si vous avez une société (SRL, SA, SCS, SC, etc.).

• Si vous êtes indépendant en personne physique, votre comptable va déclarer ces frais déductibles une fois par an dans le cadre de la déclaration d’impôts des personnes physiques. Le montant total des frais est déduit du chiffre d’affaires et le résultat final est le revenu net sur lequel vous êtes imposé.
• Dans le cadre d’une activité d’indépendant en société, le calcul est différent : vous devrez payer d’une part des impôts de société, de l’autre des impôts de personne physique. Certains frais relèvent de la société, d’autres de votre situation de personne physique. Un comptable est alors indispensable.

Peut-on tout considérer comme frais ?

Non, ce serait trop facile. Les frais professionnels doivent être liés à votre activité pour être pris en considération et doivent avoir pour objectif de générer un revenu imposable. Si vous êtes réparateur informatique, vous allez pouvoir déduire le matériel informatique, mais l’achat d’une cuisinière au gaz sera difficile à prendre en considération, contrairement à un traiteur ou à un restaurateur. Toute dépense doit en effet être motivée et légitime en fonction de la nature de vos activités d’indépendant. Sinon, on tombe dans le domaine des dépenses non admises.

Facture, souche, ticket TVA : quelle différence ?

Toute dépense professionnelle doit être prouvée par un reçu. Elle peut prendre différentes formes. La plus courante est la facture pro forma, où doivent figurer vos coordonnées et votre numéro d’entreprise (et de TVA). C’est la seule preuve de paiement qui donne droit au remboursement intégral ou partiel de la TVA. La souche est une facture simplifiée, tout comme ce que l’on appelle le ticket TVA.

Combien de temps faut-il conserver ces documents ?

Quelle que soit leur forme, il faut bien conserver ces documents durant sept ans. Avec un logiciel de comptabilité, vous disposez d’une sauvegarde permanente de vos factures entrantes et sortantes, mais aussi de vos justificatifs de dépenses (souches, tickets TVA).

Liste des frais professionnels déductibles

Certaines dépenses seront totalement considérées comme professionnelles. D’autres relèvent des investissements. D’autres encore le seront partiellement, souvent parce qu’elles concernent à la fois votre vie privée et votre activité. Enfin, dans certains cas, des forfaits de frais sont calculés.

Faisons la différence entre frais déductibles : totalement, partiellement, sous forme d’amortissement, de manière mixte ou sous forme de forfait.

1. Frais réels

Les frais réels sont des frais engagés pour son activité professionnelle qui sont soit entièrement, soit partiellement déductibles.

Quelques exemples. Dans le cas de la création d’un site internet, il est évident que les frais sont à 100 % professionnels. Pour le mobile, le fisc sait très bien que vous utiliserez votre appareil et votre abonnement à la fois pour le boulot et pour votre sphère privée. Votre comptable vous permettra d’utiliser une clé de répartition crédible selon vos activités, dans votre business plan ou durant l’exercice comptable. Exemple : si vous utilisez votre smartphone à 75 % (cas le plus courant) pour votre activité, vos frais seront déductibles à hauteur de 50 ou 75 %.

Frais intégralement déductibles

Tous les frais engagés pour votre activité spécifiquement sont entièrement déductibles aux yeux du fisc. Ce sont principalement les frais d’établissement : votre loyer, vos assurances, le remboursement mensuel d’un crédit, la location, les cotisations sociales ou encore les primes versées pour votre Pension Libre Complémentaire (PLCI/PCLI).

Frais partiellement déductibles

Les frais déductibles en partie sont typiquement les restaurants (à 69%), les cadeaux que vous faites aux clients et les frais de représentation (50%), les frais de logement (pourcentage du coût du loyer en fonction de la superficie dédiée à votre activité), mais aussi les frais de vélo ou de voiture. Dans le cas de l’automobile, le calcul doit être effectué par votre comptable pour être réaliste : en moyenne 50 à 75% de l’usage, mais tout dépend également des émissions de CO2.

Frais professionnels mixtes

Les frais professionnels mixtes sont des frais qui sont engagés dans le cadre professionnel, mais servent également dans le cadre privé. Quelques exemples très simples : un ordinateur portable, une tablette, un smartphone, un abonnement internet. Vous devez, avec votre conseiller fiscal, veiller à une clé de répartition crédible aux yeux des contrôleurs potentiels. La partie déductible doit correspondre à votre activité, à vos heures d’ouverture ou effectivement prestées.

Investissements (amortissements)

Quand vous allez utiliser un objet durant plusieurs années, la dépense relève de l’investissement et de l’amortissement. Les frais sont alors déduits sur base d’un montant fixe réparti sur plusieurs années : un véhicule acheté, un ordinateur, des bâtiments, du matériel de bureau. Généralement, les petits équipements comme les ordinateurs sont répartis sur 3 ans : si votre nouvel ordinateur portable revient à 1 200 € HTVA, vous pourrez déduire 400 € chaque année durant 3 ans.

2. Frais forfaitaires

Dans certains cas, il est plus simple de laisser le fisc déterminer le montant des frais déductibles, généralement entre 2 000 et 3 000€. C’est possible pour les professions libérales, une activité de chef d’entreprise ou encore pour un conjoint aidant indépendant. Si vous possédez une entreprise individuelle, ce n’est pas possible : vous pouvez alors uniquement déclarer vos frais réels. Là encore, avant d’envisager des frais professionnels forfaitaires, il convient de consulter un expert-comptable fiscaliste, qui pourra vous indiquer si ce scénario est intéressant pour vous.

3. Frais non déductibles

Il existe des frais non déductibles. Ce sont généralement des frais qui concernent exclusivement votre vie privée et n’ont rien à voir avec votre activité professionnelle d’indépendant. Exemple : aller chez le coiffeur, prendre un abonnement à une salle de sport, acheter des fleurs pour l’anniversaire de votre conjoint et tout ce qui concerne les vêtements (en dehors de l’exercice de votre activité). Et ne parlons pas des courses au supermarché (sauf évidemment si vous achetez une imprimante en promotion).

Toutefois, si vous pouvez justifier l’achat de vêtements dans le cadre d’une activité de représentation purement professionnelle, votre comptable pourra défendre votre dossier en cas de contrôle (sans garantie). Sinon, vous entrez dans le cadre de ce que l’on appelle les dépenses non admises.

GSM, smartphone, abonnement : ce qui est déductible

Les indépendants belges et les gérants d’entreprise le savent bien. Les frais professionnels déductibles permettent d’abaisser significativement le revenu imposable. Comme nous l’avons vu, ils ne sont évidemment pas tous déductibles à 100 %. L’abonnement à internet et le smartphone sont souvent partagés entre une utilisation professionnelle et une utilisation personnelle. Ce sont typiquement des cas de frais professionnels mixtes. Cela signifie qu’une partie est déclarée en tant que frais professionnels purs. Le reste est qualifié de privé. Deux cas de figure : vous-même et les personnes que vous employez.

Si vous êtes indépendant en personne physique

C’est le cas le plus courant : vous exercez votre activité d’indépendant pour vous-même en tant que free-lance, consultant, commerçant, mais sans employé ou ouvrier.

Si vous décidez de vous offrir un nouveau smartphone et que vous êtes gérant d’une entreprise (comme une SRL), votre société va pouvoir déduire totalement les frais d’achat. Il devra toutefois être amorti, sur une période de trois ans. Les petits équipements sont considérés amortis au bout de trois ans. Exemple : un smartphone de 900 euros sera déduit de vos impôts pendant 3 ans à raison de 300 € par année.

Serez-vous imposé sur cet achat ? Oui, depuis 2018,  un montant forfaitaire annuel de 36€ est appliqué par appareil quand on achète un GSM, un smartphone ou une tablette, quel que soit le prix de l’appareil.

Quant à l’abonnement mobile (le fameux abonnement GSM professionnel), il est lui aussi imposé par un montant au forfait de 48€ par an.

Si vous avez des employés

Un smartphone et un abonnement mobile sont des avantages extralégaux souvent accordés dans les grandes entreprises, mais l’idée a fait son chemin et de nombreuses petites entreprises (TPE, commerces, artisans) accordent cet avantage à leurs collaborateurs.

Il est très apprécié : d’une part, il motive les collaborateurs. De l’autre, il agit parfois comme outil de rétention, car en cas de départ de l’entreprise, l’avantage disparaît. Quand on connaît les difficultés de recrutement actuelles de certains secteurs comme l’horeca et la construction, c’est un argument à considérer ! D’ailleurs, tout le monde y gagne, puisque ces avantages sont souvent plus intéressants qu’une augmentation brute du salaire.

Question : comment allez-vous être imposé sur le smartphone que vous recevez ? Plusieurs cas de figure sont possibles.

1. Si l’employeur ne facture pas les conversations privées, l’ONSS évalue l’avantage à déclarer en fonction de ce qui est mis à disposition des travailleurs :
   – 3,00 € pour l’appareil mobile
   – 4,00 € pour l’abonnement en tant que tel
   – 5,00 € pour l’accès à internet
   Des cotisations seront perçues sur ces sommes. Il existe donc une distinction en fonction du type d’abonnement (avec ou sans connexion internet mobile) au niveau des montants à déclarer à l’ONSS.
   A noter ; si vous mettez à disposition deux connexions internet (mobile et/ou fixe), il n’y a lieu de déclarer qu’une fois l’ATN de 5,00 €.
2. Si l’employeur pratique ce que l’on appelle le split-billing (l’employé paie une partie de l’abonnement pour ses communications privées), alors il n’y a ni précompte ni cotisations sociales
3. Si le smartphone est utilisé uniquement à des fins professionnelles (l’employé possède son propre smartphone privé avec une carte SIM), alors il n’est pas question d’avantage, de cotisations sociales et de précompte professionnel.

Abonnement mobile avec smartphone

Quand un indépendant ou une petite entreprise achètent un smartphone, ils peuvent soit le financer entièrement, soit combiner un abonnement mobile et l’acquisition d’un smartphone à prix réduit. Comment ça marche ?

Prenons un cas concret : vous souhaitez un Samsung Galaxy S23. Ce smartphone très convoité est proposé au prix de 784,30 € HTVA sans abonnement. Avec un abonnement, son prix passe à 114,88 € HTVA. Pour obtenir ce prix réduit, vous devez consentir à deux engagements :

• Rester client durant 24 mois
• Souscrire à une option Data 20 GB à 31,40 € HTVA par mois durant 24 mois

Les 31,40 € s’ajoutent automatiquement à la facture mobile ou pack. Vous recevez une facture mensuelle déductible (TVA, frais) comprenant votre smartphone. En cas de rupture de contrat, vous payez la valeur résiduelle de l’appareil.

Votre comptable pourra, avec vous, considérer l’option la plus rentable. Elle est valable sur toute une série de smartphones récents et peut s’avérer très avantageuse, notamment dans des petites structures ou pour les indépendants qui se lancent.

Conclusion : que peut-on déduire ?

Chaque jour, vous dépensez de l’argent dans le cadre de votre activité d’indépendant. Ces frais sont déductibles, car ils sont directement ou indirectement liés à votre travail. Certaines dépenses sont déductibles entièrement, d’autres le sont partiellement (frais en partie déductibles ou frais mixtes). Dans certains cas, le fisc calcule automatiquement un forfait (professions libérales, conjoint aidant). Votre abonnement internet professionnel, votre smartphone et votre abonnement GSM pro sont des frais mixtes déductibles.

Faire des frais permet de diminuer votre base imposable, mais il faut que ces frais soient légitimes et crédibles en cas de contrôle. Un comptable pourra créer une clé de répartition crédible.