Numériser ses documents officiels et juridiques, comment ça marche ?

Factures, documents officiels, contrats, conventions : tous ces documents essentiels dans votre business peuvent aujourd’hui être archivés de manière électronique pour éviter le papier. C’est ce que l’on appelle la dématérialisation des documents. Elle est non seulement légale, mais surtout encouragée. Où stocker ses documents officiels ? Le Cloud et le coffre-fort numérique offrent de sérieux avantages pour conserver votre paperasse en lieu sûr de manière légale. Ce petit guide gratuit vous explique comment faire. 

En tant qu’indépendant, commerçant, profession libérale ou artisan, vos documents importants doivent être conservés dans un endroit sûr afin de pouvoir les trouver facilement pour les consulter, en vérifier des points précis ou servir de preuve. Le disque dur a fait son temps, mais peut-on légalement stocker des documents dans le Cloud ? Quelles sont les obligations légales pour archiver des documents juridiques, d’entreprise ou des factures sous format papier ou numérique ? Comment faciliter ce processus ? Voici ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation des documents dans une petite entreprise, avec des mots simples et des exemples concrets.

Pourquoi archiver ses documents professionnels officiels en version numérique ?

Archiver les documents officiels de son entreprise en version numérique comporte plusieurs avantages par rapport à leur version papier (physique) :

• Les documents sont accessibles rapidement sans devoir les rechercher physiquement
• Sur des serveurs sécurisés, on peut les protéger contre la perte ou la détérioration.
• Le partage est simplifié avec des personnes ou entités autorisées
• Les processus administratifs peuvent être automatisés (gain de temps)
• La conformité réglementaire : nous sommes tenus de conserver des documents officiels durant une période déterminée (voir plus bas).

Combien de temps dois-je conserver les documents administratifs pour mon business ?

La loi belge oblige les entreprises à archiver et à conserver les documents officiels pendant une période déterminée. La durée légale varie selon le type de document, mais en résumé, vous devez garder :

• Tous les documents officiels (comptabilité, assurance, déclaration fiscale, TVA, registre du personnel, contrats de travail, documents de société, factures, etc.) pendant 10 ans
• Les documents relatifs aux biens immobiliers pendant 15 ans
• Les documents juridiques (fraude, faillite, procès-verbaux, etc.) doivent être conservés jusqu’à la fin de la procédure en question.

Documents administratifs : version papier ou numérique ?

Les documents administratifs s’accumulent année après année. Pour les indépendants, les commerçants et les petites entreprises, les archiver en version papier s’avère aujourd’hui inutile : espace, risques de perte, confusion.

Heureusement en Belgique, il est tout à fait légal de garder vos documents juridiques ou administratifs importants sous forme numérique pour vous libérer des piles de fardes dans la salle du fond. Mais attention ! Il faut pouvoir prouver l’authenticité des documents archivés. Comment ? En adoptant un logiciel qui numérise les documents avec précision et assure leur chiffrement de manière intelligente.

Avec la numérisation, vous serez capable de retrouver facilement et rapidement d’anciens documents et factures.

Économie de temps + économie de place = efficacité maximale en cas de pépin ou de litige.

Où conserver mes documents d’entreprise sous format numérique ?

Maintenant que tous vos documents sont numérisés, il faut savoir où les ranger avec une bonne méthode de stockage de documents en ligne. Pour tout ce qui touche à l’immatériel, la sécurité reste la question primordiale. Conserver ces documents de la plus haute importance uniquement sur votre ordinateur, c’est prendre le risque qu’un bug, un virus ou un pirate les fasse disparaître. Alors que faire ? Deux solutions s’offrent à vous dans le cadre professionnel : le Cloud ou le coffre-fort numérique.

1. Dans le Cloud

Nous avons déjà évoqué des solutions Cloud dans cet article. Le « cloud computing » fait référence à un stockage sur un serveur à distance, vous permettant d’archiver, de trouver, de consulter et de modifier vos documents juridiques et administratifs depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone. Avantage ? Vous évitez l’utilisation d’un disque dur, d’une clé USB ou de toute autre solution de stockage local. Tout ce dont vous avez besoin c’est d’une excellente connexion internet.

Les solutions de services dans ce que l’on appelle le cloud public sont nombreuses. La plupart des fournisseurs proposent des formules, capacités et tarifs spécialement adaptés aux entreprises. Vous y souscrivez sous forme d’abonnement. Quelques exemples : DropBox, OneDrive (Microsoft), iCloud (Apple), Google Drive, Box ou les plus sécurisés (en Suisse) : Proton Drive et kDrive (Infomaniak) en Suisse.

Pour garantir la sécurité des fichiers déposés sur un Cloud public, les données doivent être chiffrées. C’est souvent une option à activer et elle est importante. Ne déposez jamais des documents dans un Cloud public gratuit.

Pour sécuriser vos données (qui transitent depuis vos appareils vers ou depuis le Cloud), nous vous conseillons d’installer un antivirus professionnel et un système de protection comme VOO INTERNET SECURITY+, qui est gratuit avec les packs VOObusiness.

2. Dans un coffre-fort numérique

À la manière d’un coffre-fort physique, le coffre-fort virtuel protège les données confidentielles de votre entreprise comme les relevés de compte, les contrats administratifs, les factures électroniques et les documents bancaires.

Comment ça marche ? Les droits d’accès sont très limités. Il s’agit plus d’un système d’archivage qu’un système de partage de documents en ligne. Ultra-sécurisé, ce système de dématérialisation de documents offre de très hautes garanties en termes de traçabilité, d’authenticité, de pérennité, de confidentialité, de protection et de conservation de documents en ligne.

Quelle différence par rapport au Cloud ? Plus de sécurité. Les garanties spécifiques concèdent aux documents numériques archivés une valeur légale, notamment via le système de signature électronique.

Plateformes recommandées

En ces temps de digitalisation accélérée, de plus en plus de plateformes ou applications de GED (Gestion électronique des données) voient le jour. Elles incluent souvent un service de coffre-fort numérique dans leur offre.

Leader sur le marché belge de la gestion administrative des particuliers, Doccle a lancé un coffre-fort numérique pour entreprises avec Doccle for Business. Cette plateforme d’administration en ligne numérise vos procédés administratifs. Il vous suffit de scanner des documents en ligne et le tour est joué.

Que peut-on faire ?

• Envoyer des documents
• Recevoir des paiements
• Signer numériquement
• Doccle peut servir d’archive légale pour les documents numériques que vous envoyez et recevez.

Certaines banques ou caisses d’assurance sociale proposent également des coffres-forts numériques à leurs clients. Renseignez-vous et faites votre choix en fonction de vos besoins, de la quantité de documents que vous traitez, de votre budget et de l’utilisation que vous en ferez.

Conclusion : Cloud ou coffre-fort numérique ?

Le choix entre le cloud et un coffre-fort numérique dépend de vos besoins, mais aussi du caractère sensible et confidentiel des données que vous stockez.

• Le Cloud rend les documents facilement accessibles avec votre accès internet professionnel, pour un coût réduit. La capacité de stockage peut être facilement augmentée.
• Avec un coffre-fort numérique, la sécurité est accrue. Les documents sont stockés sur des serveurs dédiés, protégés par des mesures de sécurité strictes. Cette solution garantit plus de confidentialité et de sécurité pour les données.