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Business 06 juillet 2021

Suivi de factures, rappels et recouvrement : quels délais et quelles démarches si mes clients ne me payent pas ?

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En Belgique, une facture sur trois est payée en retard. Indépendants et PMEs, comment réagir face aux contentieux  et rappels de facture ? Procédure à l’amiable ou judiciaire, VOObusiness vous aide à récupérer votre dû !

En principe, après la facturation, le client n’a plus qu’à payer celle-ci dans le délai stipulé et l’affaire est réglée. Sauf que dans la réalité, cela se passe rarement comme ça. Selon L’UCM, une facture sur trois en Belgique est réglée en retard. Cela peut engendrer de graves conséquences : un indépendant sur quatre fait faillite à cause de factures impayées !

On vous l’accorde, réclamer de l’argent n’est jamais évident, surtout si vous entretenez de bonnes relations avec votre clientèle. Mais ce n’est pas une raison pour jeter l’éponge : votre travail mérite d’être payé. Il est possible de se préparer et d’anticiper au maximum ces situations de contentieux de masse. À l’aide de ces quelques trucs et astuces, vous pourrez assurer le bon fonctionnement de votre comptabilité sans vous laisser marcher sur les pieds. L’équipe VOObusiness est là pour vous aider.

Anticipation et prévention pour une facturation sans tracas

Le moyen le plus sûr de ne pas vous retrouver avec une lettre de rappel de facture impayée est de faire régler vos clients avant la livraison de votre service ou produit. Si cela parait évident, ce n’est malheureusement pas possible pour tous les secteurs. Alors, comment faire ? Si vous doutez de la solvabilité d’un nouveau client, consultez gratuitement les bilans financiers de la quasi-totalité des personnes morales opérant en Belgique sur www.bnb.be, ou adressez-vous à un bureau d’informations commerciales (Graydon, Euro DB ou Infobase). Pour les clients particuliers en rappel de facture par contre, c’est plus compliqué. Dans ce cas, privilégiez la discussion.

Ensuite, pensez toujours à rédiger des factures irréprochables à l’aide d’un outil de facturation en ligne. Il existe des logiciels très complets, disponibles sur internet pour une somme modique. Au contraire des humains, ces logiciels n’oublient rien. Ces outils de facturation peuvent automatiquement relancer les clients et vous avertir quand les délais de paiement sont dépassés. Plus facile pour tenir les comptes. Ils permettent également de mettre au point un modèle type de factures qui contiendra chaque fois vos conditions générales(délais, indemnités de retard, clause pénale, clause de réserve de propriété, etc.) écrites noir sur blanc.

Astuce

Délai d’envoi de facture et de paiement

Pour ne pas vous retrouver sans le sou, envoyez vos factures à temps. En Belgique, la date limite d’envoi de votre facture est le 15e jour du mois suivant la livraison de votre produit ou service. Et le client, de combien de temps dispose-t-il pour payer ? Actuellement, le délai légal de paiement est de 30 jours, mais peut être étendu au-delà de 60 jours de manière contractuelle.

Facture impayée ? Voici ce que vous pouvez faire

Une fois la facture arrivée à son échéance, plusieurs moyens s’offrent à vous afin de rappeler à votre client ce qu’il vous doit. Comme pour tout, avec le rappel de facture on y va crescendo.

Le recouvrement à l’amiable

Étape 1 : Le rappel de facture

Quelques jours après l’échéance, informez le client de manière amicale mais ferme qu’il doit régler la facture. Incitez-le à prendre contact avec vous s’il a des remarques ou objections. Lettre, email, fax, SMS, WhatsApp, le mieux est d’en conserver une trace écrite. Toujours rien ? Quinze jours après ce premier rappel de facture, faites-en un second, tout en restant courtois. Pas la peine d’envenimer directement la relation commerciale avec un jargon juridique. Vous faites face à un mur ? Passez au plan B.

Étape 2 : La mise en demeure

Quinze jours après le second rappel, envoyez à votre client une mise en demeure. Au contraire du rappel, cette lettre officielle est envoyée par recommandé et l’invite à vous payer dans un délai déterminé. Dès cette mise en demeure, vous pouvez réclamer les pénalités de retard prévues dans vos conditions générales. Silence radio ? Activez le plan C.

Étape 3 : L’aide extérieure

Quinze jours après la mise en demeure, vous pouvez avoir recours à un tiers dans le cadre d’une procédure à l’amiable pour régler le contentieux. Mise en demeure envoyée par un huissier/avocat qui agit en tant que médiateur, ou engagement d’une agence de recouvrement de créance. Ces dernières sont spécialisées dans le recouvrement de dettes auprès d’entreprises ou de particuliers. Elles rentrent dans l’arène sans faire appel aux tribunaux et prennent un pourcentage uniquement si vous récupérez le montant.

Le recouvrement judiciaire

Si le recouvrement à l’amiable n’a pas porté ses fruits, l’affaire peut alors être amenée devant un tribunal par l’avocat ou l’huissier afin d’obtenir une exécution forcée. Cependant, qui dit procédure judiciaire dit frais supplémentaires (frais d’enregistrement pour chaque acte, frais de citation, droits de mise au rôle, frais de plaidoirie, etc.).

Le jugement est en votre faveur ? Vous récupérez le montant, les intérêts de retard et les frais de justice (qui seront payés par le débiteur). Sauf si votre débiteur est insolvable ou en faillite…

Finalement, l’important est de vous poser les bonnes questions. Estimez l’investissement (temps et argent) que cette facture impayée mérite. Pour un montant de 300 euros, on évite le tribunal, non ? Une seule règle : plus vous agissez vite, plus vous aurez de chance de récupérer votre dû !

Astuce

Avec VOObusiness, choisissez les services dont vous avez réellement besoin et composez le pack idéal pour votre business. Envoyez vos factures le plus rapidement possible grâce à l’internet ultra rapide inclus dans tous nos packs PRO.

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