Quelles sont vos obligations en matière de facturation électronique en tant qu'indépendant?

De quoi parle-t-on ?

La facturation électronique, c’est simple. C’est le fait d’encoder une facture de vente dans un logiciel comptable, qu’on envoie ensuite par e-mail la plupart du temps. L’e-invoicing, tel qu’il se prépare au niveau fédéral en Belgique, va un cran plus loin. Il vise à automatiser de bout en bout le processus de facturation. Un simple PDF ou une facture imprimée ne suffiront plus, il faut une comptabilité claire et transparente, avec des formats structurés et standardisés (XML).

Pourquoi ?

Les pouvoirs publics veulent imposer la facturation électronique traçable pour une raison assez simple  : la lutte contre la fraude à la facture. Et pour cause : 11 milliards d’euros de recettes TVA échappent au fisc belge chaque année.

Comment ?

En utilisant un système dit e-invoicing, le gouvernement veut obliger les entreprises à utiliser les factures électroniques entre elles. Ces factures sont alors immédiatement transmises au fisc. Pas question de supprimer une facture : chaque facture ou note de crédit devient officielle et immédiatement visible par les autorités.

Ces fichiers doivent pouvoir être reconnus et traité de manière automatique. Pour l’instant, le format le plus courant est PEPPOL.

Le format PEPPOL

Le mot signifie Pan-European Public Procurement On-Line (marchés publics paneuropéens en ligne). C’est un réseau ouvert qui permet d’envoyer et de recevoir de manière sécurisée des documents commerciaux numériques comme les factures.

L’objectif initial est de simplifier et rendre plus transparents les processus d’achat et de paiement entre le secteur public, les fournisseurs et les entreprises privées.

Ce qui est déjà en place

Depuis le 1er mai 2023, les entreprises qui répondent à des marchés publics pour des sommes supérieures à 30 mille € sont dans l’obligation d’utiliser une facture électronique. Ce n’était obligatoire qu’à partir de 431 mille euros jusqu’alors.

Pour le reste des factures sortantes, il n’y a pas encore d’obligation d’utiliser un système e-invoicing PEPPOL pour les indépendants en Belgique.

Ce qui se prépare

Les autorités préparent pour 2024 ce qu’ils appellent la facturation électronique dans les relations B2B (entre les entreprises). Avec 2 objectifs : réduire l’écart TVA (dont nous avons parlé) et la charge administrative.

E-reporting

Toutefois, la Commission Européenne exige que, dans un 2e temps, ce projet comporte une obligation supplémentaire, l’e-reporting (rapportage électronique). Cela signifie que la facture sera immédiatement transmise au fisc et ne pourra plus être modifiée ou supprimée. Toutefois, les modalités ne sont pas encore connues à ce stade et c’est un simple projet sans obligation réelle.

Et en B2C ?

Pour ce qui est des factures que vous envoyez à vos clients B2C (sans numéro d’entreprise), ce n’est pas au programme à l’heure où nous rédigeons cet article. Toutefois, nous vous rappelons, si vous êtes commerçant, à vos obligations en matière de boîte noire.